3 tips ter voorbereiding van ILT audits van drone-operaties

Hoe gaat een audit in zijn werk? 3 tips om goed voorbereid te zijn.

Een aantal van onze klanten heeft inmiddels een audit van de ILT gehad. Veel andere klanten vragen: wat komt daarbij kijken? Hoe gaat dat?

Het begint met een brief per email die je ca. 1 maand van tevoren krijgt met een voorstel voor een aantal mogelijke data waarop het bezoek aan het bedrijf voor de inspecteurs uitkomt. De audit duurt één dag, 6 tot 8 uur. De ochtend bestaat meestal uit het bespreken van de procedures uit het Operationeel Handboek. De Accountable of Verantwoordelijk Manager wordt verzocht aanwezig te zijn, samen met de Safety of Veiligheid Manager. Ook een piloot moet een deel van de dag aanschuiven bij de audit.

Tip 1: Zorg dat je dezelfde versie van het Operationeel Handboek gebruikt die ook bij ILT ligt, want dat vormt de basis van de voorbereiding door de inspecteurs.

Ook wordt het Safety Management Systeem doorgenomen. Dat kan een eenvoudig of meer complex SMS zijn, maar de basis is ook hier weer dat wat er ligt. Ook is de Safety Cultuur een belangrijk gespreksonderwerp. Wat doe je daar concreet aan? Welke doelstellingen kies je dit jaar?

Tip 2: Zorg dat je minimaal 1 en maximaal 3 veiligheidsdoelen kiest voor dit jaar. Maak ze zo concreet mogelijk. Voorbeeld: een veiliger vliegoperatie is geen doel, het houden van twee safety meetings per jaar en twee concrete verbeterpunten aanpakken uit dat overleg bijvoorbeeld wel.

Wat belangrijk gaat worden is hoe je bij gaat houden dat je goed bezig bent en dat kunt aantonen. Compliance Monitoring wordt dat ook wel genoemd. Lees daarover binnenkort meer in een volgend artikel.

Het kost je samen dus een dag waarbij in de middag vooral wordt gekeken naar de praktijk: de uitvoering van de procedures en afspraken uit het Operationeel Handboek en SMS.

Hoe verloopt de audit?

Tijdens de audit kijkt de inspecteur niet mee tijdens een vlucht. Wat wel gaat gebeuren is dat jullie een of meerdere gemaakte vluchtplannen doorlopen, jullie bekijken logs en overleggen of het beter had gekund. Het is de bedoeling om ervan te leren!

Wat zijn zoal de verbeterpunten?

• Heb jij de procedure wel genoemd, maar wordt deze nooit uitgevoerd? Dan zul je daarop moeten verbeteren (aanpassen of te schrappen).
• Heb je bijvoorbeeld nog geen ERP tabletop uitgevoerd terwijl dat wel in een van de procedures (vliegen boven bebouwing, sporen, EVLOS etc.) staat? Dan zul je die alsnog moeten uitvoeren en aanleveren.
• Heb je nog geen Safety Meeting gehouden? Dan zul je die nog moeten uitvoeren en het verslag meesturen waarin ook de vervolgafspraken staan.

Tip 3: wacht niet tot de audit, maar plan nu je jaarlijkse of tweejaarlijkse Safety Meeting met je Safety Manager in. Maak er een leuke en leerzame dag van. Leg het vast in een verslag en pak de verbeterpunten op! 

Aan het einde van de audit zullen de inspecteurs, na een kort overleg, terugkomen met de bevindingen en/of tips die in de rapportage zullen komen te staan en of dat akkoord is. Jij wordt dan gevraagd om binnen de afgesproken termijn met de benodigde aanpassingen te komen.

Heb jij nog tips om dit artikel te verbeteren? Stuur het naar mark@droneconsultancy.nl. Bedankt!

Wil je advies op gebied van State Operations of een exploitatievergunning, STS, PDRA of LUC? Download het informatiepakket op onze website, bezoek een workshop of neem contact op.