Wil je een droneteam opzetten in een bestaande organisatie?

Als je een droneteam opzet binnen een bestaande organisatie loop je als Accountable Manager, of als changemanager snel tegen een aantal problemen aan zoals:

• Organisatorische inbedding niet op het juiste niveau (hiërarchie)
• Organisatie begrijpt de implicaties van een intern droneteam niet (onbegrip)
• Jaloezie en tegenwerking van andere afdelingen/ collega’s (poten zagen)
• Onvoldoende steun en financiële middelen (slagkracht)
• Onvoldoende awareness in de organisatie (Just Culture)
• Ontbrekend verantwoordelijkheidsgevoel en eigenaarschap (Ik sta er alleen voor)

Natuurlijk zijn er vele oplossingen voor deze problemen. We geven je drie tips op basis van onze ervaringen:

Tip 1: vliegorganisatie ‘hoog in de boom’.

Het grootste probleem van een innovatieve ‘startup’ binnen een bestaande organisatie is dat er ‘plaatsgemaakt’ moet worden voor ‘de vliegorganisatie’. Met deze organisatie komt een hele set aan regels en wetgeving mee. Het roept vaak onbegrip op bij andere afdelingen.

Het inbedden van zo’n droneteam of droneorganisatie heeft namelijk ook gevolgen voor de juridische afdeling, de financiële afdeling, HR, communicatie en voor alle anders teams die af en toe al een drone inzetten. Stel dat de afdeling communicatie nu al regelmatig zelf vliegt maar daarvoor geen vluchtplanning doet en logboeken bijhoudt, dan kan dat een risico worden voor het behouden van de verkregen vergunning van ILT. Daarom is het belangrijk dat het vliegbedrijf, hetzij tijdelijk, hoog in de organisatorische hiërarchie een plaats heeft, het liefste direct aan de directie gekoppeld.

Lukt dat niet, dan is er in elk geval voldoende mandaat nodig en iemand die minimaal een dag per week kan besteden aan de organisatorische kant van het droneteam.

Tip 2: neem de tijd voor de verandering

Het snel ‘opeisen’ van de plaats van ‘Accountable Manager’ en dit af te dwingen in de organisatie zorgt ervoor dat de angst voor meer bureaucratie terecht is. De andere dronevliegers – die van de afdeling communicatie bijvoorbeeld – moeten dan telkens ‘langs het loket’.

De tip is om de tijd te nemen en dronegebruikers in andere afdelingen te laten merken dat het praktisch is om een drone-expertisecentrum te gebruiken binnen de organisatie. Natuurlijk komt professionaliseren met meer bureaucratie, maar in de dronewereld is al veel tooling te koop waarmee het voorbereiden van en vlucht snel en effectief kan verlopen. Daarnaast is bewustwording, bijvoorbeeld door het geven van interne (online) workshops of webinars een manier om organisatie te betrekken bij de verandering.

Tip 3 Plan het einde van het droneteam

Als het droneteam een ‘status aparte’ heeft en daarin geen einde is gepland, zorgt dat voor veel stress in het ‘systeem’ van het bedrijf. Het systeem van het bedrijf bestaat uit alle formele en vooral informele structuren en afspraken die de organisatie zo typerend maken. Zodra het droneteam een ‘status aparte’ krijgt, ontstaat er stress. Dat heeft met name te maken met binding, volgorde en geven/nemen. De drie systemische wetten voor groepen zijn:
1. Binding. Iedereen heeft recht op een plek in het systeem
2. Volgorde. Alle plekken staan in een rangorde ten opzichte van elkaar
3. Geven en nemen. Geven en nemen dienen evenredig in balans te zijn

Toelichting: er is een natuurlijke ‘rangorde’ die iedereen ergens aanvoelt. Daarnaast is er in een systeem altijd voor iedereen een plaats (exclusiviteit) en is er zoiets als een ‘bankrekening’ tussen geven en nemen.

Een (tijdelijke) status aparte creëren, zoals dat vaak gebeurt met innovatieve teams, zorgt ervoor dat de balans tussen geven en nemen wordt verstoord. Het team is nieuw en staat systemisch gezien qua volgorde onderaan de ladder. Vaak krijgt het nieuwe en innovatieve veel extra aandacht van de top en dat creëert veel jaloezie. Ga maar na. Een innovatieve afdeling mag meestal zich onttrekken aan bestaande regels, heeft een eigen budget, mag zelf communiceren, krijgt ruimte om te experimenteren én krijgt veel aandacht van de top van het bedrijf. Wie wil dat nu niet?
Daarom is tip 3 om een duidelijk einde van de situatie te plannen en deze te communiceren. Is het droneteam tegen die tijd succesvol? Dan is inbedding in de normale structuur van de organisatie noodzakelijk. Nog niet succesvol? Dan is het beter om de vergunning in te leveren en drone-operaties in te kopen.

Is leidinggeven nieuw voor jou? Lees onze 10 tips voor startende leidinggevenden.

Spel speler plaats én speelveld

Natuurlijk is elke organisatie uniek. Daarom maken wij altijd een op maat interventieplan waarin de context – het speelveld – een belangrijke plaats inneemt. Meer weten over het speelveld? Lees dit blog over spel, speler, plaats of koop het boek via dimensies van groei.

Succes met deze tips!

Droneconsultancy volgt deze ontwikkelingen, helpt drone-organisaties en regelt de Operationele Autorisatie (OA) namens haar klanten — van voorbereiding tot goedkeuring. Neem deel aan een workshop of vraag een consult aan om meer te weten te komen.

Foto: Dronepoint