Zelf een SORA exploitatievergunning aanvragen, is dat haalbaar?

Regelmatig krijgt Droneconsultancy vragen van potentiele klanten of je een SORA zelf kan aanvragen. In deze blog willen we wat meer informatie geven over hoe een SORA is opgesteld.

Inleiding

We schreven er al over in onze blog ‘waarom is een dronevergunning zo duur?’ een drone vergunning aanvragen bij de ILT is prijzig. Deels vanwege de leges van de ILT maar een groter deel van de kosten bestaat vaak uit consultancy kosten van een bedrijf zoals Droneconsultancy.

Dit komt omdat het opstellen van de documenten die nodig zijn voor de aanvraag specialistisch werk is, drone regelgeving is nog in ontwikkeling en de eisen van de ILT veranderen ook regelmatig. Toch kan het zijn dat je graag zelf een vergunning aan wilt vragen, omdat je juridisch handig bent of een beperkt budget hebt. In deze blog kijken we wat er komt kijken bij het zelf aanvragen van een SORA (Specific Operation Risk Assessment) om te vliegen in de specific categorie.

Stap 1 Inventarisatie

De eerste stap van zelf een SORA aanvragen is een inventarisatie maken van je wensen. Met welke drones wil je gaan vliegen? Wil je vliegen boven specifieke gebieden met een verhoogd risico zoals vitale infrastructuur? Wil je s’ nachts vliegen? Wil je binnen een CTR (Control Traffic Region) vliegen? Door deze vragen te beantwoorden krijg je een idee van welke privileges je nodig hebt.

Wellicht is een SORA niet nodig maar kun je ook uit de voeten met een PDRA (Predefined Defined Risk Assessment) of kun je de meeste vluchten zelfs uitvoeren in de open categorie. Het is belangrijk om eerst te kijken wat je nodig hebt om je werk te kunnen doen.

Meer informatie over de beperkingen van de open categorie kan je vinden op de website van de rijksoverheid meer informatie over PDRA is te vinden op de website van EASA en de ILT. De EASA heeft ook een engelstalig voorbeeldhandleiding gepubliceerd voor naast een PDRA.

Stap 2 Kosten

Door zelf een SORA aan te vragen kun je kosten besparen maar er zijn toch bepaalde kosten waarmee je rekening moet houden. Zo rekent de ILT leges voor het aanvragen van een dronevergunning. Meer informatie kun je vinden de wet regelgeving tarieven transportsectoren (1).

Daarnaast moet je ook rekening houden met opleidingskosten voor jezelf op personeel om binnen de specific categorie te vliegen en kosten waar je mee te maken krijgt door verplichtingen uit de SORA of het handboek. Denk bijvoorbeeld aan kosten voor een droneverzekering of een veiligheidsmaterialen zoals pionnen of een goede brandblusser. Vergeet ook niet je eigen tijd mee te rekenen, hoewel je misschien jezelf geen salaris hoeft uit te keren kun je de uren die je steekt in een vergunningsaanvraag niet steken in andere werkzaamheden. Reken ook een klein beetje extra geld om toch een professional in te huren als je tegen lastige vraagstukken aanloopt.

(1) https://wetten.overheid.nl/jci1.3:c:BWBR0047719&hoofdstuk=2

Stap 3 Takenlijst

Als je hebt geconstateerd dat een SORA voor jou de meeste geschikte oplossing is en dat het financieel haalbaar is om dit zelf aan te vragen is het tijd om een takenlijst te maken. Voor een SORA aanvraag zijn een paar zaken nodig, een SORA, een operationeel handboek en een aantal externe documenten. Dit is een versimpelde benadering van een complexe SORA aanvraag, deze blog is slechts een hulpmiddel om je op weg te helpen en drone consultancy is niet aansprakelijk voor eventuele verkeerde of incomplete informatie.

We zullen dit onderverdelen in een aantal hoofdstukken;

SORA

• ConOps
• Grondrisico
• Luchtrisico
• SAIL
• Adjacent area/containment
• OSO’s

HANDBOEK

• Deel A: Organisatie
• Deel B; Procedures drones
• Deel C: Vluchtuitvoeringsprocedures
• Deel D: Training
• Bijlagen

EXTRA DOCUMENTEN/BEWIJS

• Noodprocedures bewijsmateriaal
• DPIA analyse
• Declaratieformulier piloten en drones
• Vluchtplan
• Opleidingspapieren
• Verzekeringsdocument(en)

Stap 3 SORA

Meer informatie over het opstellen van SORA documenten kan worden gevonden op de website van EASA (1).

(1) https://www.easa.europa.eu/en/domains/drones-air-mobility/operating-drone/specific-category-civil-drones/specific-operations-risk-assessment-sora

Stap 3B ConOps

Een SORA begint met een zogenoemde ConOps, Concept of Operations. In dit deel beschrijf je de privileges waarvan je gebruik wilt gaan maken tijdens het vliegen dus in welk type luchtruim wil je vliegen en boven wat voor soort grondgebied (Gecontroleerd, Populated of Sparsely Populated). Ook beschrijf je in dit deel welke drones je zult gebruiken inclusief de belangrijkste specificaties zoals gewicht en snelheid en de kinetische energie.

Stap 3C Grondrisico

In dit deel analyseer je het grondrisico. Op basis van de kinetische energie, de afmetingen van je drone en het type operatie wat je wilt gaan uitvoeren, bijvoorbeeld VLOS boven een sparsely populated area bepaal je het grondrisico. Dit grondrisico kun je vervolgens mogelijk nog weer beperken door aanvullende maatregelen te nemen, bijvoorbeeld door een parachute te monteren waardoor de impact van je drone wordt verminderd of door een uitgebreid noodplan te schrijven. Deze maatregelen moet je ook weer omschrijven en onderbouwen. Het definitieve grondrisico is het initiële grondrisico minus het resultaat van risicobeperkende maatregelen. Dit is je definitieve grondrisico. Meer informatie over hoe je dit bepaald kun je vinden op de website van EASA met de zoekterm GRC (Ground Risk Class)

Stap 3D Luchtrisico

Nadat je het grondrisico bepaalt hebt moet je ook het luchtrisico bepalen. Het luchtrisico wordt met name bepaald door het type luchtruim waarin je vliegt. Afhankelijk van het type luchtruim val je in een bepaalde luchtrisicoklasse, meer hierover kun je vinden op de website van EASA met de zoekterm ARC (Air Risk Class). Ook bij luchtrisico kan het weer nodig zijn om extra maatregelen te nemen om het luchtrisico te beperken, bijvoorbeeld TMPR (Tactical Mitgation Performance Requirement) wat betekend dat je zelf actief ander luchtvaartverkeer detecteert. Voor VLOS operaties is TMPR niet nodig.

Stap 3E SAIL en OSO’s

Als je het grondrisico en het luchtrisico hebt bepaald kun je het SAIL niveau bepalen (Specific Assurance an Integrity Levels). Het SAIL niveau is een combinatie van het grondrisico en het luchtrisico. Het SAIL niveau is belangrijk, het bepaalt niet enkel de hoogte van de leges van de ILT (Hoe hoger het SAIL niveau, hoe hoger de leges), maar ook hoeveel veiligheidsmaatregelen je moet nemen.

Deze veiligheidsmaatregelen OSO’s (Operational Safety Objectives) zijn namelijk strenger afhankelijk van het SAIL niveau van je operatie. Hoe meer risico, hoe meer eisen je aan moet voldoen. OSO’s zijn voorwaarden waar je aan moet voldoen, een voorbeeld van een OSO is bijvoorbeeld ‘Ensure the UAS operator is competent and/or proven’. OSO’s worden toegepast op low, medium en high level en zijn soms optional afhankelijk van het risiconiveau.

Is jouw risico SAIL II dan mag je deze OSO toepassen op Low. Dat betekend dat het voldoende is om in je handboek op te nemen dat de piloot een training krijgt, een onderhoudslogboek invult, een goede taakomschrijving heeft en een checklist afwerkt voor de vlucht om aan te tonen dat de piloot competent en/of proven is.

Echter bij SAIL 4 is deze OSO high, wat bijvoorbeeld betekend dat een externe partij moet valideren/toetsen of je veilig werkt. Je begrijpt dat dit een stuk ingewikkelder en duurder is om aan te tonen. Een lijst van OSO’s kun je vinden via de zoekterm Jarus OSO Annex E op EASA. Je dient voor de verschillende OSO’s dus te onderbouwen dat jij of jouw bedrijf gekwalificeert zijn. Voor de meeste OSO’s gebeurt dit middels een hoofdstuk in het handboek waar je omschrijft wat de OSO aan voorwaarden stelt.

Stap 3F Adjacent area/containment

Een belangrijkste stap naast de OSO is adjacent airspace considerations, dit zijn aanvullende veiligheidsoverwegingen die moeten voorkomen dat de UAS buiten de operatie komt. Afhankelijk van je ConOps en je SAIL niveau kunnen hier zware of minder zware maatregelen van toepassing zijn. In Nederland is hier inmiddels een ALT-MOC voor ontwikkeld die je moet gebruiken voor deze stap.

Stap 4 Handboek

We hebben de SORA in deze blog versimpeld samengevat maar hopelijk is duidelijk dat de SORA echt een risicoanalyse is. Je omschrijft je operaties, je drones, welke grond- en luchtrisico’s er zijn en op basis daarvan krijg je een lijst van veiligheidsmaatregelen die je moet nemen.

De onderbouwing van die veiligheidsmaatregelen vind echter vooral plaats in het handboek. Het handboek is eigenlijk een naslagwerk met procedures die jouw organisatie omschrijven maar ook uitleggen hoe je veilig operaties kan uitvoeren. Het is een leidraad bij het geven van trainingen, het nemen van organisatorische beslissingen, het voorbereiden van vluchten en het uitvoeren van vluchten. Een goed handboek kan honderden pagina’s lang zijn dus we beperken ons in deze blog weer tot een samenvatting. Ter referentie kun je op EASA een engelstalige voorbeeld handleiding vinden op basis van SAIL II.

https://www.easa.europa.eu/en/document-library/general-publications/drones/easa-operations-manual-example-uas-operations-sail-ii

Stap 4A Organisatie

In dit deel van het handboek beschrijf je de organisatie achter de drone operaties. Denk hierbij aan informatie over bedrijfsactiviteiten, de organisatiestructuur, kwalificatie eisen van personeel, communicatiemethodes tussen personeel maar ook vooral een veilige bedrijfscultuur. Denk aan een gezonde werksfeer met aandacht voor gezond personeel en een open veiligheidscultuur waar problemen zonder bezwaren gemeld kunnen worden.

Stap 4B Vluchtvoorbereiding

In dit deel van het handboek schrijf je meer over vluchtvoorbereiding. Denk aan het bepalen van het gebied waar je wilt vliegen inclusief mogelijke problemen zoals natura 2000 gebieden of vitale infrastructuur. Denk ook aan gecontroleerd of ongecontroleerd grondgebied en hoe je omgaat met betrokken en niet-betrokken personen in het gebied. Dit is iets waar je vooraf over moet nadenken. Ook onderhoud en specificaties van de UAS kunnen terugkomen in dit hoofdstuk. Je kunt gebruik maken van de OSO’s en de voorbeeldhandleiding van EASA om een beter beeld te krijgen van wat er terug moet komen in dit hoofdstuk.

Stap 4C Vluchtuitvoering

In dit deel van het handboek schrijf je meer over vluchtuitvoering. Denk hierbij aan reguliere procedures zoals opstijgen en landen, wat zijn aandachtspunten tijdens deze handelingen? Denk ook aan checklists ter plaatsen zoals controleren of de UAS in goede technische staat is en een visuele inspectie van de weersomstandigheden en eventuele personen/voertuigen in de buurt voorafgaand aan het opstijgen.

Ook kun je in dit hoofdstuk nader ingaan op specifieke procedures, indien van toepassing. Denk aan procedures voor het vliegen nabij spoorwegen, het vliegen nabij mensen op een filmset of evenement, het vliegen in het donker of nabij vitale infrastructuur. Dergelijke situaties vereisen meer veiligheidsmaatregelen dan een vlucht boven een rustig weiland, het is belangrijk om goed te omschrijven welke aanvullende maatregelen voorafgaand en tijdens de vlucht worden genomen om vluchten in dit soort gebieden goed uit te voeren. Niet enkel omdat de ILT dit verwacht maar ook omdat dit van belang is zodat jij of jouw personeel veilig kunnen werken.

Stap 4D Training

In dit deel van het handboek schrijf je meer over training. Welke training moeten personeelsleden of jijzelf hebben gevolgd en welke trainingen geeft jouw bedrijf nog aan medewerkers of welke trainingen volg je nog. Als je specifieke procedures hebt geschreven is het meestal nodig of waardevol om hiervoor ook een training te schrijven. Vlieg je bijvoorbeeld nabij mensen op een filmset dan is het logisch dat personeel hiervoor ook een training heeft gevolgd en op een geloofwaardige manier heeft geoefend om de risico’s om te gaan die hierbij horen.

Stap 5 Extra documenten

De SORA en het handboek zijn de basis van je drone vergunning aanvraag maar er zijn nog extra documenten nodig. Zo moet een handboek bijvorobeeld checklists bevatten voor de vluchtvoorberieding en een vluchtplan wat je kunt invullen voorafgaand aan een vlucht. Hieronder bespreken we de belangrijkste aanvullende documenten (dit is dus geen complete lijst).

Noodprocedures

Noodprocedures en het ERP (Emergency Response Plan) zijn belangrijke hulpmiddelen om de gevolgen van een ongeluk of noodsituatie zoveel mogelijk te beperken. De ILT kan hiervoor extra documenten vereisen naast het handboek. Denk bijvoorbeeld aan een verslag van een table top exercise waar je het ERP simuleert of denk aan een ERP checklist om snel en zorgvuldig noodzakelijke autoriteiten te contacteren en belangrijke stappen te nemen mocht er een noodsituatie ontstaan.

DPIA Analyse

De ILT vereist tegenwoordig een DPIA (Data Protection Impact Assessment) bij een drone vergunning aanvraag. Dit is een analyse om te zien wat de gevolgen zijn van gegevensverwerking die mogelijk een hoog privacy risico oplevering. Meer informatie over DPIA kun je vinden op de website van de autoriteit persoonsgegevens.

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/basis-avg/praktisch-avg/data-protection-impact-assessment-dpia

Vluchtplan

Een voorbeeld van een vluchtplan is nuttig om te hebben als bijlage van je handboek of als bijlage voor de vergunningsaanvraag. Een vluchtplan is een document waarmee eenvoudig vluchtgegevens geregistreerd kunnen worden. Denk hierbij aan locatie en datum van de vlucht, een omschrijving van het beoogde doel van de vlucht, contactgegevens van betrokkenen, verwachte vliegroute, actuele informatie over de weersverwachting, een kaart met een grondsrisicobuffer en analyse van mogelijke risico’s in de omgeving zoals voertuigen, spoorwegen, natura 2000 gebieden of industriegebieden. Er zin diverse platforms die je kunnen helpen bij het maken van een (voorbeeld) vluchtplan. Een voorbeeld hiervan is dronedeck.

https://dronedeck.eu/nl/vliegplannen-voor-drones/

Stap 6 Indienen

Nadat je de SORA hebt gemaakt, het handboek hebt geschreven, een vluchtplan hebt gemaakt en de benodigde aanvullende documenten hebt opgesteld of opgezocht kun je de aanvraag indienen bij de ILT. Dit is een relatief eenvoudig online aanvraagproces en nadat je de aanvraag hebt ingediend ontvang je een factuur voor de leges. Na betaling neemt de ILT je vergunning in behandeling en na enkele weken tot maanden krijg je dan je vergunning. Vaak zijn er echter nog aandachtspunten, je krijgt dan na feedback van de ILT de gelegenheid om de vergunningsaanvraag aan te passen en gewijzigd opnieuw in te dienen.

Samengevat

Deze blog heeft de titel ‘Zelf een SORA aanvragen, is dat haalbaar?’. Om deze vraag te beantwoorden, zelf een SORA aanvragen is zeker haalbaar. Maar zoals je hebt gelezen is het wel veel werk, het vereist dat je zelf onderzoek doet, met name bij de EASA om meer informatie te vinden over het opstellen van met name de SORA en het handboek.

De basis van een SORA is niet zo ingewikkeld, het is een risico analyse met daaraan een aantal organisatorische maatregelen gekoppeld. Maar door de snel veranderende regels en extra documenten die de ILT vraagt is het lastig om de juiste informatie te vinden en een SORA op de juiste manier in te dienen. Bereid je met zelf een SORA aanvragen voor op flink wat uitzoekwerk en de nodige kritische feedback van de ILT, deze blog heeft je hopelijk een duwtje in de goede richting gegeven.

Mocht je toch liever achter een drone controller staan dan achter een toetsenbord zitten dan kun je natuurlijk ook de vergunningsaanvraag uitbesteden aan Droneconsultancy. Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek of een offerte op maat.

Wil je op de hoogte blijven van Drone regelgeving of hier meer over weten? Download dan ons gratis e-book of schrijf je in voor een laagdrempelige workshop, je kunt de agenda hier vinden. Droneconsultancy biedt ook een self service training aan, neemt contact op voor meer informatie.